Gestionnaire des métiers financiers (H/F)
Début de mission le 1 septembre 2025
Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».
L'université de Toulon recrute un secrétaire du cabinet de la présidence(F/H) au sein de l'université de Toulon - Poste pérenne à temps complet ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD.
Le secrétaire du cabinet de la Présidence assure des fonctions de gestion administrative, d’organisation et de communication indispensables au bon fonctionnement du cabinet présidentiel en appui à l’action de la Cheffe de cabinet. Il contribue activement à la fluidité des échanges internes et externes, tout en garantissant la confidentialité des informations traitées.
Activités principales
Gestion administrative :
Assurer la gestion du courrier postal et électronique de la Présidence : réception, tri, enregistrement, diffusion, traitement et suivi, en lien avec la Cheffe de cabinet.
Traiter les appels téléphoniques à destination du Président et assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs du cabinet.
Mettre en forme des courriers et divers documents administratifs.
Assurer la gestion et le suivi en autonomie de dossiers thématiques (conventions, parapheurs, etc.).
Organiser le classement, l’archivage et la bonne tenue des documents du cabinet de la Présidence.
Organisation et logistique :
Gérer l’agenda du Président : prise de rendez-vous, coordination des disponibilités en collaboration étroite avec la Cheffe de cabinet.
Organiser les déplacements du Président en lien avec la Direction des finances, des achats et du contrôle interne (DFACI) : élaboration des ordres de mission, coordination logistique (réservations, véhicule avec chauffeur, etc.).
Organiser les réunions internes et externes du Président : convocations, réservation de salles, appui logistique.
Appuyer la préparation des réunions en lien avec la Cheffe de cabinet : recherche d’informations, constitution de dossiers, mise à disposition des documents nécessaires.
Contribuer à l’organisation des réceptions officielles et des événements institutionnels portés par la Présidence.
Communication et coordination :
Assurer le lien opérationnel entre la Présidence, les services administratifs, les composantes de l’université et les partenaires externes.
Faciliter la circulation de l’information et veiller à la bonne transmission des consignes et décisions, en garantissant la fiabilité et la confidentialité des échanges.
Collaborer étroitement avec la cheffe de cabinet pour garantir la cohérence et l'efficacité de l’activité du cabinet.
Adapter sa communication selon les interlocuteurs, en faisant preuve de discrétion, de diplomatie et de sens du service public.
Contraintes particulières :
Disponibilité en fonction de l’agenda du Président
Confidentialité et sécurité sur les documents et les informations qui transitent par le poste
Informations complémentaires :
Catégorie et corps : C - Adjoint technique de recherche et de formation (ATRF)
Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative - J5X41
Structure d'affectation et localisation : Présidence – Campus de La Garde
Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour
Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des ATRF
Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1524 €
Date de prise de fonctions souhaitée : 01/09/2025
Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026 avec possibilité de renouvellement
Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : CAP/BEP
Connaissances :
Environnement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Techniques d'accueil téléphonique et physique
Culture internet
Techniques de communication
Compétences opérationnelles :
Accueillir et prendre des messages
Accueillir les populations concernées
Enregistrer et classer les documents
Rédiger des rapports ou des documents
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Utiliser les outils bureautiques
Compétences comportementales :
Sens de l'organisation
Réactivité
Sens relationnel
Sens de la confidentialité
Rigueur, fiabilité
Date limite de candidature : 31/07/2025
Nous vous rappelons que, conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises définies par le statut général des fonctionnaires. L’université de Toulon recrute et reconnait tous les talents, ses offres d’emplois sont handi-accessibles.