Responsable du service scolarité (H/F)
Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».
L'université de Toulon recrute un secrétaire pédagogique (F/H) de l’Institut d’Administration des Entreprises (IAE) - école universitaire de management au sein de la direction administrative de site Toulon Porte d'Italie (DAS PI) - Poste pérenne ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD à temps complet.
Au sein d'une équipe spécialisée de 3 personnes, et sous la responsabilité de la cheffe du pôle scolarité de la direction administrative de site, le secrétaire pédagogique est en charge de la gestion pédagogique d'un portefeuille de diplômes de formations initiale et en alternance. Il informe et oriente les usagers dans leurs démarches. Il assure le suivi des dossiers pédagogiques des étudiants dont il a la charge, de la phase d'inscription pédagogique à la phase de validation des notes et des diplômes.
Activités principales :
Assurer l'accueil physique, téléphonique, l'information et l'orientation des étudiants en formation initiale et en alternance.
Être l'interface entre les étudiants et les enseignants. Interactions importantes avec les responsables de diplôme et la direction de la formation professionnelle et de l’alternance de l’Université.
Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante.
Réaliser les inscriptions pédagogiques.
Participer à la gestion des groupes d'étudiants dans l'application Hyperplanning.
Suivre les dossiers de candidature sur e-candidat et la plateforme monmaster.
Organiser les commissions pédagogiques d'accès aux formations, préparer les dossiers uniques d'admission et éditer les PV. Suivre les états de présences des étudiants et les commissions des absences.
Collaborer à l'organisation des examens.
Organiser les jurys de résultats et de délivrance du diplôme.
Saisir les notes, éditer les PV de jurys.
Afficher les résultats et éditer les relevés de note.
Participer au suivi pédagogique des étudiants via la gestion des conventions de stage sur l’application Pstage, la réception des mémoires, l'organisation de soutenances, l’élaboration des contrats pédagogiques, etc.
Assurer un appui à l’évènementiel en tant que de besoin
Contraintes particulières : Pics d'activité prévisibles et réguliers ; accueil des étudiants
Informations complémentaires :
Catégorie et corps : C - Adjoint
Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative - J5X41
Structure d'affectation et localisation : DASPI – IAE - Campus de Toulon
Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour
Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des ATRF
Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1523,64 €
Date de prise de fonctions souhaitée : 01/09/2025
Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026 avec possibilité de renouvellement
Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : CAP/BEP
Une connaissance du milieu universitaire, du fonctionnement de l’alternance, sont des plus
Connaissances :
• Techniques d’accueil, de gestion administrative et de secrétariat
• Fonctionnement administratif universitaire
• Réglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, admissions, stages, dispositifs d'accompagnement)
• Organisation et missions d'un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP)
Compétences opérationnelles :
Accueillir les populations concernées
Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation
Utiliser les logiciels bureautiques courants (pack office)
Utiliser les logiciels Apogée, Hyperplanning, Exode (domaines inscriptions pédagogiques, résultats, dossier de l’étudiant, épreuves)
Utiliser les outils de communication (intranet, internet, mail, plateforme d’apprentissage MOODLE)
Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information
Travailler en équipe
Rendre-compte et communiquer avec sa hiérarchie
Compétences comportementales :
• Sens de l’organisation
• Réactivité
• Sens relationnel
• Sens du service public
Date limite de candidature : 01/06/2025
Nous vous rappelons que, conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises définies par le statut général des fonctionnaires. L’université de Toulon recrute et reconnait tous les talents, ses offres d’emplois sont handi-accessibles.