Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».
L'université de Toulon recrute un responsable du pôle secrétariat du département GEA(F/H) au sein de la direction administrative de site IUT (DAS IUT) - Poste temporaire à temps complet, ouvert dans le cadre d'un CDD.
Sur le site de Draguignan, au sein d'une équipe de 2 personnes, et sous la responsabilité du chef de département et de la direction administrative de site, le responsable du pôle secrétariat de département informe et oriente les étudiants dans leurs démarches. Il assure le secrétariat et l'assistance technique, logistique et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures qui contribuent à la réalisation des activités pédagogiques.
Responsable du secrétariat du département :
• Encadrer et coordonner les activités du secrétariat en suivant les directives du Chef de département.
• Assurer, auprès du chef de département , la coordination et la gestion de l'ensemble des tâches administratives du département.
• Être le « référent indicateur » pour le département : vérifier, contrôler et transmettre les données nécessaires au pilotage aux services généraux de l'IUT.
• Suivre l'exécution budgétaire en lien avec le service financier de l'IUT.
• Assurer un appui à l’évènementiel en tant que de besoin (cérémonie de remise de diplômes)
Gestionnaire de scolarité pédagogique :
• Assurer l'accueil physique, téléphonique et courriels des étudiants, des intervenants et des enseignants.
• Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante.
• Réaliser les inscriptions pédagogiques à l'aide du logiciel de gestion dédié (Apogée).
• Être en appui aux responsables pédagogiques et aux présidents de jurys (préparation et finalisation des délibérations, apports de solutions techniques).
• Saisir les notes et éditer les PV de jurys.
• Afficher les résultats et éditer les relevés de notes.
• Assister aux sous-commissions et élaborer les comptes rendus.
• Participer aux conseils de perfectionnement.
• Participer au suivi pédagogique des étudiants (conventions de stages en entreprises et à l'étranger, orientation, mise en rapport avec les enseignants, réception des mémoires et organisations des soutenances).
• Mettre à jour les emplois du temps sur l'application dédiée.
Gestionnaire administrative :
• Traiter des informations et des dossiers d'ordre administratif et en vérifier la conformité.
• Gérer les plannings.
• Assurer et gérer le courrier, la messagerie.
• Organiser et alimenter les bases de données.
• Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues.
• Gérer les aspects logistiques : locaux, matériels, fournitures
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.
• Organiser le classement d'un fond documentaire.
• Procéder à l'archivage
Contraintes particulières :
Pics d'activité prévisibles et réguliers ; accueil des étudiants
Être disponible pendant les temps forts de l'année universitaire (recrutement, inscription, jury)
Informations complémentaires :
Catégorie et corps : B - Technicien
Emploi-type REFERENS III : Technicien-ne en gestion administrative - J4C42
Structure d'affectation et localisation : DAS IUT – Campus de Draguignan
Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour
Poste avec encadrement
Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1556 €
Date de prise de fonctions souhaitée : 01/09/2025
Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026
Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : BAC
Connaissances :
• Management de petite équipe
• Techniques d’accueil, de gestion administrative et de secrétariat
• Fonctionnement administratif universitaire
• Réglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, admissions, stages, dispositifs d'accompagnement)
• Organisation et missions d'un Établissement Public à caractère Scientifique, Culturel et Professionnel (EPSCP)
Compétences opérationnelles :
Accueillir les populations concernées
Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation
Utiliser les logiciels bureautiques courants (pack office)
Utiliser les outils métiers Apogée, ecandidat
Utiliser les outils de communication (intranet, internet, mail)
Maitriser les techniques rédactionnelles
Gérer la confidentialité des informations et des données
Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Travailler en équipe
Savoir rendre-compte et communiquer avec sa hiérarchie
Compétences comportementales :
• Sens de la communication et du dialogue
• Sens de l’organisation
• Réactivité
• Sens relationnel
• Sens du service public
Date limite de candidature : 02/07/2025
Nous vous rappelons que, conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises définies par le statut général des fonctionnaires. L’université de Toulon recrute et reconnait tous les talents, ses offres d’emplois sont handi-accessibles.