Secrétaire pédagogique de l'IAE (F/H)
Début de mission le 1 septembre 2025
Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année, sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de plus de 1000 collaborateurs dont 514 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».
L'université de Toulon recrute un responsable du service de la scolarité (F/H) au sein de la direction des études et de la vie étudiante (DEVE) - Poste pérenne ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD à temps complet.
Sous l’autorité de la directrice de la DEVE, le responsable du service de la scolarité assure le pilotage des activités du service - admission, inscription, diplomation et cordonne les missions du service en interface avec les services et composantes, et les partenaires extérieurs.
Activités principales :
Encadrer et animer l’équipe de la scolarité composée de 6 agents
Assister sa hiérarchie et la représenter en interne et en externe
Piloter et coordonner les activités du service : admission, inscription, diplomation
Veiller à la fiabilisation des données
Contrôler et sécuriser les actes réglementaires du domaine (jurys et commissions, conventions, arrêtés, décisions)
Contrôler la mise en conformité des diplômes dans le cadre du protocole rectoral
Assurer le suivi et la mise à jour de la réglementation du domaine
Veiller au respect des règles et procédures
Élaborer des documents : procédure, guide, support de communication interne et externe
Assurer l’interface avec les équipes techniques et administratives de la direction et de l’établissement
Apporter un appui en expertise réglementaire aux services et composantes
Assurer la conduite de projets et animer des groupes de travail sur les évolutions organisationnelles, règlementaires ou techniques, en coordination avec les composantes et les services concernés
Participer à la proposition des process pour la mise en œuvre de réformes, de nouveaux outils, ou évolution organisationnelle
Recueillir, vérifier et analyser tous les éléments des dossiers relevant du service ou des problématiques des composantes, pour présentation aux instances, le cas échéant (CFVU, CA et comité des directeurs)
Instruire et traiter les situations particulières
Élaborer, exécuter et faire un bilan annuel du service
Répondre à des enquêtes
Régie de recettes
Informations complémentaires :
Catégorie et corps : A - Assistant ingénieur
Emploi-type REFERENS III : Assistant-e en gestion administrative - J3C44
Structure d'affectation et localisation : DEVE – Scolarité – Campus de La Garde
Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour
Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des ASI
Poste avec encadrement
Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : à partir de 1572 €, selon expérience professionnelle
Date de prise de fonctions souhaitée : dès que possible
Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2026 avec possibilité de renouvellement
Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : Bac+2
Connaissances :
Connaissance de la réglementation du domaine de la scolarité et des formations
Connaissance du système d’information du domaine de la scolarité
Connaissance du fonctionnement et de l’organisation d’un établissement
Connaissance le système d’enseignement supérieur français, des enjeux institutionnels locaux et nationaux des universités
Techniques de présentation écrite et orale
Techniques de conduite du changement
Compétences opérationnelles :
Travailler en interaction avec les différents acteurs internes et externes concernés
Rédiger des rapports et documents
Animer un réseau, une réunion
Travailler en autonomie
Accompagner le changement
Assurer une veille
Encadrer une équipe
Maitrise des outils bureautiques
Rendre compte de ses activités
Compétences comportementales :
Esprit d’équipe
Capacité rédactionnelle
Aisance relationnelle, capacité d’écoute
Sens de l'organisation
Capacité d'adaptation
Être proactif, avoir le sens de l’initiative
Rigueur
Respect de la confidentialité
Date limite de candidature : 01/06/2025
Nous vous rappelons que, conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises définies par le statut général des fonctionnaires. L’université de Toulon recrute et reconnait tous les talents, ses offres d’emplois sont handi-accessibles.