Secrétaire pédagogique de l'IAE (F/H)
Début de mission le 1 septembre 2025
Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de près de 1020 collaborateurs dont 503 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».
L'université de Toulon recrute un gestionnaire RH administration du personnel BIATSS (F/H) au sein de la direction du pilotage et de valorisation des ressources humaines (DPVRH) - Poste temporaire ouvert dans le cadre d'un CDD, à temps complet.
Au sein d’une équipe de 4 gestionnaires et d'une responsable de service, le gestionnaire RH administration du personnel (H/F) est en charge de la gestion d’un portefeuille de personnels composés d’agents titulaires et non-titulaires BIATSS. Sa mission principale est la mise en œuvre de l'ensemble des processus de gestion administrative et financière des agents titulaires et contractuels BIATSS, du recrutement au départ de l'agent.
Missions :
Accueillir les agents
Instruire et suivre les dossiers individuels (information et conseil aux agents sur toutes les questions relatives au statut, à leur déroulement de carrière, paye, absentéisme)
Instruire et suivre les dossiers de gestion transverse et collective (SFT, FMD, CET, temps partiel, campagnes d’avancement)
S’informer sur les évolutions réglementaires et appliquer les textes réglementaires
Participer aux différentes missions transversales du service
Activités principales :
Gestion individuelle :
Prendre en charge administrativement et financièrement les agents en toute autonomie et après une période de tuilage/formation interne : vérification de la recevabilité administrative des dossiers une fois l’agent recruté, déclaration préalable à l’embauche (DPAE), établissement des contrats, actes administratifs divers, suivi des échéances par le biais de requêtes mensuelles (fin de contrat, fin de position administrative, suivi des titres de séjour
Saisir dans le logiciel SIHAM des évènements de gestion administrative et codification des éléments de paie, apporter des réponses aux questionnements des agents sur leur bulletin de salaire, trop perçu
Assurer la gestion et le suivi des dossiers médicaux en lien avec le conseil médical, le rectorat et la CPAM (CLM, CLD, CGM, temps partiel thérapeutique) ; ainsi que le suivi des accidents de travail
Accueillir, conseiller, orienter et répondre aux agents sur toutes les questions relatives aux situations professionnelles, déroulement de carrière, paye, absentéisme, autorisation de cumul
Établir les différentes attestations employeurs (pôle emploi, certificat de travail, attestations IJSS, suivi des subrogations, perte de salaire mutuelle)
Rédiger des notes et des courriers administratifs
Fiabiliser les données dans les outils GRH
Classer et archiver les documents, courriers et dossiers individuels
Rendre compte à la chef de service et au responsable de pôle du suivi des dossiers
Gestion collective :
Organiser, informer et suivre les diverses opérations de gestion collective d’avancement. Pour cela vous
prendrez en charge les campagnes collectives d’une filière (Liste d’aptitude et tableaux d’avancement BU,
AENES ou ITRF), le tout en tenant compte des calendriers nationaux et internes à l’établissement et en lien
direct avec la chef de service, les Rectorats et les ministères de tutelle (MESRI et MEN).
Participer et instruire les dossiers des agents de son portefeuille pour les différentes campagnes
transversales (SFT, FMD, CET, temps partiel, renouvellement de contrat, examen triennal de rémunération
des personnels contractuels)
Gérer et suivre les différents dossiers d’évolution de carrière des agents (promotion d’échelon, édition des
avenants suite à revalorisation indiciaire, procédure de fin de stage …)
Réceptionner, vérifier, contrôler et instruire les dossiers
Tenir des tableaux récapitulatifs d'appui à la gestion collective et transverse
Le périmètre du portefeuille pourra éventuellement être ajusté en fonction des réorganisations internes.
Contraintes particulières :
Discrétion et confidentialité exigées
Organisation des congés en fonction des exigences du calendrier de gestion et de paie
Informations complémentaires :
Catégorie et corps : B - Technicien
Emploi-type REFERENS III : Gestionnaire des ressources humaines - J4D43
Structure d'affectation et localisation : DPVRH - Pôle de gestion des personnels - Service de gestion des personnels BIATSS – Campus de La Garde
Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour
Rémunération nette mensuelle avant PAS pour CDD : 1556 €
Date de prise de fonctions souhaitée : dès que possible
Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/12/2025, avec possibilité de renouvellement
Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : BAC
Connaissances requises :
Connaissance de la réglementation et du statut de la fonction publique serait un atout considérable
Connaissance des règles de fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur appréciée
Compétences opérationnelles :
Utiliser des outils bureautiques et logiciels spécifiques à l'activité
Rédiger des documents
Accueillir et prendre des messages
Enregistrer et classer les documents
Savoir rendre compte
Travailler en équipe
Savoir anticiper le travail à exécuter en fonction du calendrier de gestion
Savoir communiquer et s'adapter aux différents interlocuteurs
Compétences comportementales :
Faire preuve de discrétion absolue
Disponibilité vis à vis des agents
Sens des relations humaines
Rigueur, sens des responsabilités, assiduité
Curiosité sur l’ensemble du fonctionnement de l’Université et ses acteurs (Service/composantes /Conseils centraux d’université)
Date limite de candidature : 26/05/2025
Nous vous rappelons que, conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises définies par le statut général des fonctionnaires. L’université de Toulon recrute et reconnait tous les talents, ses offres d’emplois sont handi-accessibles.