Chargé des instances et des affaires juridiques enseignement et formation, orientation et insertion, vie de campus (F/H)
Début de mission le 1 septembre 2024
Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de près de 1020 collaborateurs dont 503 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».
L'université de Toulon recrute un secrétaire pédagogique pour l’Institut d’Administration des Entreprises (IAE) au sein de la direction administrative de site Toulon Porte d'Italie (DAS PI) - Poste pérenne ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD à temps complet.
Au sein d'une équipe de 3 personnes, et sous la responsabilité de la cheffe du pôle scolarité de la direction administrative de site, le secrétaire pédagogique est en charge de la gestion pédagogique d'un portefeuille de diplômes. Il informe et oriente les usagers dans leurs démarches. Il assure le suivi des dossiers pédagogiques des étudiants dont il a la charge, de la phase d'inscription pédagogique à la phase de validation des notes et des diplômes.
Activités principales :
Assurer l'accueil physique, téléphonique, l'information et l'orientation des étudiants en formation initiale et en alternance
Être l'interface entre les étudiants et les enseignants
Diffuser les informations relatives aux cursus, formations et à la vie étudiante
Réaliser les inscriptions pédagogiques
Participer à la gestion des groupes d'étudiants dans l'application Hyperplanning
Suivre les dossiers de candidature sur e-candidat et la plateforme monmaster
Organiser les commissions pédagogiques d'accès aux formations, préparer les dossiers uniques d'admission et éditer les PV
Suivre les états de présences des étudiants et les commissions des absences
Collaborer à l'organisation des examens
Organiser les jurys de résultats et de délivrance du diplôme
Saisir les notes, éditer les PV de jurys
Afficher les résultats et éditer les relevés de note
• Participer au suivi pédagogique des étudiants via la gestion des conventions de stage sur l’application Pstage, la réception des mémoires, l'organisation de soutenances, l’élaboration des contrats pédagogiques, etc.
• Assurer un appui à l’évènementiel en tant que de besoin
Contraintes particulières :
Pics d'activité prévisibles et réguliers ; accueil des étudiants
Informations complémentaires :
Catégorie et corps : C - Adjoint
Emploi-type REFERENS III : Adjoint-e en gestion administrative - J5X41
Structure d'affectation et localisation : DAS PI – Pôle scolarité – Campus de Toulon
Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour
Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des ATRF
Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1523,64 €
Date de prise de fonctions souhaitée : 15/10/2024
Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2025 avec possibilité de renouvellement
Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : CAP/BEP
Une connaissance du milieu universitaire et des applications utilisées (Apogée, Hyperplanning) serait un plus
Connaissances :
Techniques de gestion administrative et de secrétariat
Fonctionnement administratif universitaire
Réglementation encadrant le suivi du cursus d'un étudiant (examens, admissions, stages, dispositifs d'accompagnement)
Organisation et des missions d'un EPSCP
Compétences opérationnelles :
Accueillir les populations concernées
Respecter les procédures et la réglementation applicable au domaine formation
Utiliser les logiciels bureautiques courants (pack office)
Utiliser Apogée et Hyperplanning
Utiliser les outils de communication (intranet, internet, mail, MOODLE)
Analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information
Travailler en équipe
Rendre-compte et communiquer avec sa hiérarchie
Compétences comportementales :
Rigueur
Autonomie
Disponibilité
Sens du service public
Date limite de candidature : 24/09/2024
Nous vous rappelons que, conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises définies par le statut général des fonctionnaires. L’université de Toulon recrute et reconnait tous les talents, ses offres d’emplois sont handi-accessibles.