Gestionnaire des métiers financiers (F/H)
Pluridisciplinaire hors santé, l’université de Toulon propose plus d’une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d’accueillir chaque année plus de 10 500 étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l’accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l’université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l’ensemble des formations. Forte de près de 1020 collaborateurs dont 503 personnels BIATSS, l’université de Toulon est liée par un contrat d’association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d’intérêt commun. L’université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d’un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».
L'université de Toulon recrute un gestionnaire administratif et des instances (F/H) au sein de la direction des affaires juridiques et institutionnelles (DAJI) - Poste pérenne ouvert aux fonctionnaires ou dans le cadre d'un CDD, à temps complet.
ACTIVITÉS
Assurer le secrétariat des conseils centraux en formation plénière (Conseil d’administration)
Assurer un appui administratif et technique au vice-président en charge de l’instance
Gérer le calendrier de préparation des séances et contrôler les échéances, recenser les points à inscrire à l’ordre du jour ; préparer les ordres du jour, organiser les réunions préparatoires
Réceptionner les dossiers, vérifier leur régularité juridique, administrative et financière
Participer à l'instruction des dossiers en lien avec les porteurs de projets et les chargés d’affaires juridiques de la DAJI
Préparer les convocations des séances, contrôler la mise en l’état des documents et les diffuser
Assurer le secrétariat des séances (gestion du quorum, procurations, votes) et leur logistique (réservation des salles, commandes auprès de fournisseurs, besoins matériels, enregistrements audio et moyens audiovisuels)
Préparer les relevés de conclusions, les délibérations et avis, contrôler les comptes rendus
Assurer l’archivage des pièces afférentes aux séances
Suppléer, le cas échéant, la gestion d’autres instances du périmètre de la DAJI
Assurer le secrétariat des sections disciplinaires du conseil académique
Assurer le secrétariat des commissions (gestion du quorum, votes, etc) et leur logistique (réservation des salles, besoins matériels, moyens audiovisuels)
Suivre et contrôler les différentes phases de procédure et d’instruction des dossiers des sections disciplinaires
Assurer la coordination des activités administratives
Participer à la rédaction d'actes juridiques et de courriers
Prévenir les contentieux
Alimenter les bases d’informations relatives à l’activité des sections disciplinaires
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
Effectuer des recherches documentaires juridiques
Gestion des actes réglementaires et individuels
Appliquer la procédure d’édiction des actes individuels et réglementaires
Instruire les projets d’actes en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière, en lien avec les porteurs de projets et les chargés d’affaires juridiques de la DAJI
Assurer les mises en signature des actes et leurs mesures d’entrée en vigueur
Gestion administrative
Participer aux activités de la DAJI en appliquant les procédures dédiées
Réceptionner les dossiers, vérifier leur régularité juridique, administrative et financière
Participer à l'instruction des dossiers en lien avec les porteurs de projets et les chargés d’affaires juridiques de la DAJI
Préparer des courriers, notes et actes juridiques en lien avec les activités du poste
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives aux missions du poste
Assurer un appui à la gestion administrative
Diffuser l’information et participer à sa production
Assurer l'accueil physique et téléphonique et répondre aux demandes d’information en interne et en externe
Appui aux élections
Participer à l’organisation des élections (instruire les dépôts de pièces en vérifiant la régularité juridique et administrative, assurer un soutien logistique à la préparation des élections)
Participer au suivi des mandats des membres des conseils
Contraintes particulières :
Disponibilité notamment lors de la préparation et du déroulement des séances du conseil d'administration et des
processus électoraux
Informations complémentaires :
Catégorie et corps : B - Technicien
Emploi-type REFERENS III : Technicien-ne en gestion administrative - J4C42
Structure d'affectation et localisation : DAJI – pôle des affaires statutaires, institutionnelles et des élections – Campus de La Garde
Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour
Emploi côté RIFSEEP groupe 2 du corps des TCH
Rémunération nette mensuelle avant prélèvement à la source pour CDD : 1556,18 €
Date de prise de fonctions souhaitée : 01/11/2024
Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2025 avec possibilité de renouvellement
Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : BAC
Une formation et un profil de juriste en droit public seraient un plus
Expérience du fonctionnement d'une administration publique et d'une université souhaitables
Connaissances
Modes de fonctionnement des administrations publiques
Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
Droit des examens et concours
Environnement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Culture internet
Techniques de communication
Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Compétences opérationnelles
Savoir gérer son activité dans un calendrier serré et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
Compétences comportementales
Sens de l'organisation
Rigueur / Fiabilité
Sens relationnel
Curiosité et initiative
Date limite de candidature : 30/10/2024
Nous vous rappelons que, conformément au principe d’égalité d’accès à l’emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises définies par le statut général des fonctionnaires. L’université de Toulon recrute et reconnait tous les talents, ses offres d’emplois sont handi-accessibles.